לפני מספר ימים נתקלתי בפוסט של בעל עסק שהחליט לסגור את העסק שלו וכשהוא פירט למה הוא סוגר את העסק חשבתי לעצמי "כל מה שאתה מתאר היה נמנע אם היה לך הסכם עבודה מסודר".
כן, זה עד כדי כך חשוב ומהותי וכן, כשיש לנו הסכם עבודה מקיף אנחנו יכולות למנוע הרבה אכזבות, כאב לב, ובמקרים קיצוניים, גם הפסדים גדולים.
הסכם העבודה עושה תיאום ציפיות ביננו לבין הלקוחות, הוא מבהיר מא'-ת' איך ההתנהלות עובדת וכמובן, שהוא ממשיך להתעדכן תוך כדי תנועה כי כל מפגש עם לקוח/ה יכול לעזור לנו לחדד עוד ועוד מה שחשוב לנו שיהיה בהסכם.
בואו נעבור על 5 סעיפים שנרצה לכלול בהסכם עבודה מקיף:
1. אופן התהליך
כאן נרצה לתאר ולהרחיב על התהליך שנעבור עם הלקוחות.
מה משך התהליך? כמה זמן כל פגישה תיקח? כל כמה זמן תהיה פגישה?
במידה ומדובר בפרוייקט לפי שלבים- מהם השלבים? מתי מסיימים כל שלב?
זמני שאלות וליווי- איך מתבצע הליווי במידה וקיים? מהן שעות הפעילות שלך? תוך כמה זמן את עונה? תוך כמה זמן את עוברת על תוצרים?
אנחנו רוצות ממש לחשוב ולהקיף את כל מה שחשוב לנו לתאם ציפיות לגביו מול הלקוחות שלנו בהקשר של אופן התהליך שנעבור.
2. התחייבויות הדדיות
כאן נרצה ליצור תיאום ציפיות לגבי ההתחייבות שלך ללקוח ושל הלקוח אלייך.
נפרט כאן התחייבות שלנו בכל הנוגע לזמנים, לשליחת תוצרים, מבחינה טכנית- מה ההתחייבות שלך אליה? האם את עומדת בלו"ז מסויים? האם את צריכה ממנה חומרים מסויימים? מענה מסויים על שאלות? יש משהו שהלקוח/ה צריכים להקפיד עליו? האם הלקוח צריך לעמוד בלו"ז מסויים? התחייבות לביצוע משימות? התחייבות לפגישות?
נרצה לפרט כאן כמה שיותר על מה שאנחנו מתחייבות אליו ומנגד, את מה שאנחנו לא מתחייבות אליו.
לדוגמה, אם את בונת אתרים- במידה שהלקוח לא שלח לך חומרים תוך X ימים עלייך לציין שאת רשאית לעצור את הפרוייקט או לעכב אותו בהתאם ללו"ז שלך (כי כמובן שלא תוכלי להתחייב על אותו הלו"ז שנקבע אם יש עיכוב מצד הלקוח).
* בתחומי הטיפול והאימון אני ממליצה לציין שישנה שמירה על סודיות ודיסקרטיות (וכמובן, לעמוד בזה) ולציין שהאחריות להצלחת התהליך תלויה בלקוח/ה ובמחוייבותם לתהליך.
3. דחייה וביטול
בחלק הזה נרצה לפרט מה קורה במקרה של דחייה וביטול פגישות/ תהליך.
עד מתי ניתן לדחות? מה קורה במידה והלקוח דחה את הפגישה/התהליך/העברת חומרים לאחר מועד זה?
עד מתי ניתן לבטל? (חשוב להיות מסונכרנות עם מה שקבוע בחוק!) החל מאיזה שלב לא ניתן לבטל? האם ניתן החזר חלקי/מלא? האם יש דמי הרשמה/ביטול?
4. תנאים כלליים
זה המקום להכניס כל כוכבית קטנה נוספת שלא הכנסת עד כה להסכם.
– התחייבות לשמירה על סודיות ופרטיות.
– איסור העברת חומרים שניתנים ללקוח או שימוש בהם.
– במידה וניתנים חומרים ללקוח/ה- מאיזה שלב הם רשאים להשתמש בהם ומתי נאסר עליהם לעשות בהם שימוש?
וממש כל דבר שלא נכנס בסעיפים הקודמים.
שימי לב, לא נכניס כאן את תנאי התשלום כי הם יקבלו סעיף נפרד משל עצמם ואני ממליצה לסגור איתם את ההצעה.
5. תנאי תשלום
בחלק זה נפרט את ההשקעה ואת דרכי התשלום.
מה ההשקעה בתהליך/בפרוייקט?
האם משלמים את הכל מראש? האם התשלום מחולק לפי שלבי עבודה? במידה וכן, כמה אחוזים יש להעביר בכל חלק?
איך ניתן לשלם?
חשוב לציין תוך כמה מספר ימי עסקים ניתן להעביר את התשלום.
תוספות למיניהן- האם ישנן תוספות לפרוייקט שהן בהשקעה כספית נוספת? אם כן, זה המקום לפרט אותן.
לדוגמה, אם את מעצבת גרפית שנותנת 2 סבבי תיקונים- כמה יעלה ללקוח/ה סבב תיקונים נוסף?
חלק חשוב שנכניס כאן זה את תוקף ההצעה- נרצה לתחום את ההצעה במספר ימים.
אלה היו 5 הסעיפים שכל הסכם עבודה חייב לכלול.
כמובן שישנם דיוקים ושינויים מתחום לתחום אך תמיד נרצה לעשות הסכם לפני תחילת עבודה עם לקוחות כדי לוודא שיש ביננו תיאום ציפיות מלא, למנוע אכזבות, לוודא שכל תנאי התשלום מוסדרים.
אני ממליצה בחום לוודא שהלקוחות חותמים על ההסכם וכמובן, לשמור ולתייק את הסכמתם.
אם מצאת את הפוסט הזה מועיל והצלחתי לחדש ולחדד לך סעיפים שצריכים להיות בהסכם העבודה שלך- אשמח שתשתפי אותי בתגובות.
-המידע בפוסט מובא לצורך ידע כללי ולימוד, אין לראות בזה יעוץ או המלצה.
המידע לא מחליף יעוץ פרטני להסכם מותאם אישית ע"י עו"ד, כל העושה שימוש בידע זה עושה זאת על דעתו ואחריותו בלבד.
